Diseñé una plataforma interna para automatizar la cotización de fletes, mejorar la trazabilidad del proceso logístico y reducir la dependencia de múltiples sistemas legacy.
El desafío
¿Qué estaba fallando?
La cotización de fletes se realizaba manualmente y dependía de llamadas telefónicas.
Las distintas áreas utilizaban múltiples plataformas para completar un mismo flujo.
La trazabilidad del viaje y la documentación era limitada.
La información solía llegar tarde o quedar desactualizada entre sistemas.
¿Qué impacto generaba?
Errores operativos en los envíos.
Doble carga de información en distintos sistemas.
Demoras en la facturación y pago a proveedores.
Dependencia de canales informales como email o WhatsApp para coordinar envíos.
Automatizar la gestión de cotizaciones de fletes de larga distancia y centralizar el seguimiento del proceso logístico en una sola plataforma.
Mi rol en el proyecto
Lideré el proyecto end-to-end desde la agencia, coordinando research, definición del MVP, diseño de producto y planificación del trabajo con el equipo de desarrollo.
Definición del MVP y arquitectura del producto
El proceso siguió las etapas de Design Thinking, avanzando desde la comprensión del problema hasta la definición del MVP.
Empatizar
Entendiendo el proceso logístico
Antes de diseñar la plataforma, necesitábamos comprender cómo se gestionaban las cotizaciones, los envíos y la documentación entre áreas internas y proveedores de transporte.
Relevamiento de plataformas actuales
Mapeo de los sistemas y herramientas utilizadas para gestionar cotizaciones, envíos y documentación logística.
Workshops con equipos internos
Sesiones grupales para reconstruir cómo fluía la información entre las distintas áreas involucradas.
Análisis y síntesis del research
Organización de los hallazgos para identificar patrones, fricciones y oportunidades de mejora.
Journey del proceso actual
Documentamos cómo los usuarios interactuaban con las distintas plataformas y las fricciones del proceso.
Definir
Con la información recolectada en entrevistas y workshops, reconstruimos el flujo completo del proceso logístico para entender cómo interactuaban las distintas áreas y detectar oportunidades de mejora.
¿Qué descubrimos?
Múltiples actores
El proceso involucraba 6 actores distintos, entre equipos internos y proveedores externos, lo que requería una coordinación constante para completar cada cotización de flete.
Dependencia de coordinación manual
Gran parte del flujo dependía del intercambio manual de información entre áreas.
Falta de visibilidad del estado del flete
No existía una forma clara de seguir el estado de cada operación logística a lo largo del proceso.
Información distribuida en múltiples herramientas
Los equipos utilizaban hasta 4 sistemas diferentes y canales informales como correos electrónicos, llamadas y WhatsApp para gestionar el proceso.
A partir de este análisis pudimos identificar los puntos críticos del proceso y definir qué partes del flujo debían resolverse dentro de la nueva plataforma logística.
Idear
Ideación del MVP
Decisiones del MVP
Arquitectura de la información
Estructuramos la plataforma considerando los distintos roles y etapas del proceso logístico y la validamos la de información mediante un card sorting abierto con 6 usuarios internos involucrados en el proceso logístico.
La solución diseñada
Por motivos de confidencialidad, las pantallas fueron simplificadas y se modificaron colores, tipografías y componentes visuales. La estructura, flujos y decisiones de producto se mantienen fieles al proyecto original.
Aprendizajes
Lo importante que es entender los procesos operativos antes de diseñar la primera pantalla de una solución digital.
También entendí el impacto de centralizar información que antes estaba dispersa en sistemas legacy, mejorando la visibilidad del proceso y reduciendo la coordinación manual entre equipos.
¿Qué haría diferente?
Validaría los primeros prototipos con proveedores de transporte, ya que son actores clave dentro del sistema.
Involucraría al equipo técnico desde el inicio para comprender las capacidades y limitaciones de los sistemas existentes y así evitar rediseños posteriores.
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